Um levantamento da Qive, que avaliou 226 milhões de notas fiscais eletrônicas emitidas no primeiro semestre de 2026, revelou que 40,7% dos 337,3 mil CNPJs enquadrados no Regime Normal não aderiram totalmente aos novos campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Esse índice significa que menos de 90% das NF-e emitidas por essas empresas continham todos os campos exigidos para esses tributos.

Embora 85,4% das NF-e emitidas pelas empresas do Regime Normal já tragam os novos campos preenchidos em cada item, essa adaptação ainda está concentrada em um grupo restrito de emissores. A distribuição desigual indica que boa parte das organizações precisará intensificar a atualização de seus processos fiscais para alcançar a conformidade plena antes de 2027.

Especialistas ressaltam que falhas na emissão e no preenchimento dos campos podem gerar divergências de informação entre fornecedores e clientes, resultando em retrabalhos e dificuldades no aproveitamento de créditos tributários. Essas inconsistências afetam diretamente o planejamento financeiro e o controle do fluxo de caixa, tornando urgente a revisão de cadastros e procedimentos.

“Quem errar em 2026 e corrigir os erros em 2026 não vai sofrer nenhuma penalidade por isso e vai chegar a 2027 mais preparado”, afirmou Luis Felipe Arellano, secretário municipal da Fazenda de São Paulo e primeiro vice-presidente do Comitê Gestor do IBS, durante evento realizado em 23 de setembro em São Paulo. Ele destacou que, a partir de 2027, as exigências passam a valer de fato.

Com a entrada em vigor da Reforma Tributária, a precisão das informações fiscais torna-se ainda mais estratégica. Segundo Thiago Ribeiro, gerente de Produtos da Qive, “a Apuração Assistida confere ao XML valor de confissão de dívida; o que vale é o que está declarado no arquivo, e não a interpretação da empresa”. Para ele, esse novo paradigma exige atenção redobrada no cadastro de produtos e fornecedores.

Nesse processo, a tecnologia assume papel fundamental. Ferramentas avançadas podem identificar inconsistências, padronizar dados e oferecer maior visibilidade sobre cada nota fiscal que circula entre empresas. A adoção de sistemas de validação preventiva tende a reduzir correções posteriores e a acelerar a adaptação às novas regras tributárias.

Os impactos ultrapassam o setor fiscal e se estendem às áreas de compras, tesouraria e finanças. Informações incorretas prejudicam a gestão de créditos, comprometem a previsibilidade de custos e elevam o esforço manual para sanar divergências. “O grande desafio dos CFOs para 2027 é fazer a conta exata de débitos e créditos com dados confiáveis, identificando fornecedores prontos e não prontos, inclusive do Simples Nacional”, destacou Daniel Paschino, CFO da Qive. Em janeiro de 2027, a CBS começará a ser cobrada e empresas do Simples e MEI também deverão preencher os novos campos fiscais.